Organizzare un evento è un’attività più complessa di quanto si possa pensare e sovente si commettono errori frutto di inesperienza e di scarsa cura dei dettagli. Ecco quelli più comuni da evitare.
Organizzare un evento fai da te
Spesso si tende a credere che organizzare un evento sia un qualcosa di semplice e da poter gestire con il classico approccio fai da te. Anche i dettagli più insignificanti possono essere decisivi e compromettere la buona riuscita della manifestazione. Ci sono poi degli errori comuni che vengono commessi puntualmente magari per via di inesperienza e per incapacità di gestire i vari aspetti dell’evento stesso. Il primo errore è quello di non fissare un budget economico per le spese da sostenere. Occorre pianificare la spesa massima sostenibile per ogni genere di aspetto dell’evento perché altrimenti si rischia di investire una cifra molto più elevata di quanto si volesse pensare. Altro errore piuttosto banale che normalmente si commette è quello di non effettuare il sopralluogo della location. Non ci si può limitare a gestire il tutto attraverso una classica pianta planimetrica, ma bisogna visitare la location in prima persona per capirne le caratteristiche e per iniziare a immaginare l’allestimento e la definizione di tutti gli spazi che dovranno essere riservati ad esempio allo staff che si occupa del catering, alle varie forme di intrattenimento e così via. Effettuare un sopralluogo della location è anche utile per capire dove permettere ai clienti di parcheggiare la propria auto oppure dove posizionare il palco.
Il piano sicurezza e gli obiettivi
La buona riuscita di un evento dipende anche dalla capacità di saper gestire situazioni di potenziale rischio. Le manifestazioni pubbliche e private prevedono la presenza di un corposo numero di persone ed è dunque importante preventivare un piano di emergenza nel caso in cui si dovesse presentare una situazione di potenziare il rischio. Quando parliamo di rischio non si fa soltanto riferimento all’eventualità di un possibile infortunio oppure a un problema tecnico, ma anche alle varie variabili aleatorie che possono compromettere il tutto. Ad esempio se un banchetto è stato organizzato in giardino bisogna anche avere a disposizione un piano di riserva nel caso in cui quel giorno dovesse piovere. Un approccio errato è quello di non fissare degli obiettivi da perseguire. Con degli obiettivi concreti si riesce ad avere il polso della situazione e indirizzare le proprie scelte in maniera corretta. In caso contrario ci si muove un po’ al buio.
L’importanza delle tempistiche e della comunicazioni
Altri errori che solitamente si commettono nel pianificare e progettare un evento riguardano la valutazione delle tempistiche e l’importanza della comunicazione. Le tempistiche sono essenziali per fare in modo che tutto avvenga nel migliore dei modi e bisogna rispettarle ponendosi degli obiettivi intermedi sotto questo punto di vista. Ad esempio se è previsto che un buffet debba essere consumato in due ore e che la location è disponibile fino alle 22:00 di sera, occorre fare in modo che tutti gli altri momenti dell’evento permettono di arrivare all’apertura del buffet entro le 19:30. La comunicazione è intesa sia per pubblicizzare adeguatamente la manifestazione e sia per dar modo a tutti i partecipanti di avere ben chiaro il programma e di tutto quello che succederà. Insomma, organizzare un evento con un approccio fai da te è certamente complicato ed è per questo che è opportuno rivolgersi a una struttura specializzata. Affidandosi alla migliore agenzia eventi di Roma o di qualsiasi altra città è la possibilità di ottenere il massimo riscontro e la certezza di un evento di sicuro successo.